Att hålla en digital bolagsstämma innebär nya utmaningar jämfört med traditionella möten. Här är fem förbättrade tips som inkluderar hantering av deltagare som misslyckas med att koppla upp sig under stämman.
1. Uppdatera bolagsordningen
Säkerställ rättslig grund. Innan du kan hålla en digital stämma, måste bolagsordningen uttryckligen tillåta det. Detta kräver ett beslut på två efter varandra fysiska stämmor där den nya bolagsordningen godkänns och sedan registreras hos Bolagsverket.
Tips: Bolagsverket brukar tillhandahålla mallar för att inkludera alla nödvändiga punkter i den nya bolagsordningar.
2. Tydlig kallelse
Informera och instruera. Kallelsen måste innehålla detaljerade instruktioner för uppkoppling, deltagande och röstning.
Tips: Inkludera en steg-för-steg-guide och länkar till en testsession innan stämman, så att aktieägarna kan testa tekniken.
3. Välj teknik med omsorg
Tillgänglighet är nyckeln. Använd en teknisk plattform som är användarvänlig och tillgänglig. Det är viktigt att plattformen stöder säker autentisering, diskussioner, och röstning. Det måste gå att se dem som röstar och kunna se handuppräckningar.
Tips: Välj en plattform som passar, t ex med live video, textchatt för frågor, och elektronisk röstning som kan hantera det förväntade antalet deltagare.
4. Förbered för fullmakter och rösträkning
Smidig hantering av formaliteter. Fullmakter måste vara skriftliga och kunna signeras elektroniskt. För rösträkning, använd en plattform med inbyggd funktion eller en manuell process.
Tips: Implementera digitala fullmakter och en röstningstjänst som automatiskt räknar röster och verifierar röstberättigade.
5. Planera för tekniska problem
Ha en backup-plan. Teknikproblem kan alltid uppstå, men de får inte hindra genomförandet av stämman.
Tips: Ha en teknisk supportlinje tillgänglig under stämman och erbjud alternativa sätt att delta, som via telefonkonferens.
Extra tips för uppkopplingsproblem
Om en person misslyckas med att koppla upp sig under pågående stämma, följ dessa steg:
Omedelbar Support:
Uppmuntra personen att omedelbart kontakta den tekniska supportlinjen för hjälp.
Alternativa deltagandeformer:
Om problemet inte kan lösas snabbt, erbjud alternativa sätt att delta, som att ringa in via telefon. Detta bör vara förberett och kommunicerat i förväg.
Dokumentation:
Se till att det finns en process för att dokumentera och bekräfta deltagandet för de som ansluter via alternativa metoder, för att säkerställa att deras röster kan räknas korrekt.
Flexibilitet:
Om möjligt, ge utrymme för att viktiga punkter på dagordningen tas upp senare i mötet, så att personer som upplever tekniska problem har tid att ansluta.
Feedback och förbättring:
Efter stämman, samla in feedback från deltagare om tekniska problem för att förbättra framtida digitala stämmor.
Genom att förbereda för och aktivt hantera uppkopplingsproblem kan du säkerställa att din digitala bolagsstämma blir tillgänglig och inkluderande för alla aktieägare. Har du fler frågor kontakta Sinf och våra jurister.
Sinf är en oberoende arbetsgivarorganisation som organiserar små och medelstora industri- och tjänsteföretag, med eller utan kollektivavtal. Om du inte är medlem och vill ha svar på fler frågor eller titta på juridikbanken – bli medlem!
