Offentlig upphandling uppfattas ofta som något som angår stora bolag med egna anbudsavdelningar och jurister. Den bilden är missvisande. Stat, regioner och kommuner köper varje år varor och tjänster för omkring tusen miljarder kronor, och regelverket är i grunden utformat för att även små och medelstora företag ska kunna delta. Trots detta avstår många företag, eller försöker en gång och ger sedan upp. Orsaken är sällan bristande kompetens eller konkurrenskraftiga priser, utan bristande förståelse för hur upphandlingsförfarandet fungerar i praktiken.
Det avgörande i offentlig upphandling är nämligen inte vem som är bäst, utan vem som på ett korrekt och spårbart sätt kan visa att kraven är uppfyllda. Anbud som i affärsmässig mening är fullt rimliga förkastas regelmässigt på formella grunder. För den företagare som förstår detta, och organiserar sitt arbete därefter, är offentlig upphandling inte ett hinder utan en möjlighet till långsiktiga och förutsägbara affärer.
Vad offentlig upphandling är – och vad den inte är
Offentlig upphandling är ett lagreglerat inköpsförfarande. Den upphandlande myndigheten beskriver sitt behov, anger vilka krav som ställs på leverantören och på leveransen, samt i förväg hur anbuden kommer att utvärderas. När anbudstiden har löpt ut får myndigheten i princip inte avvika från dessa spelregler.
Fem grundläggande principer genomsyrar hela processen: likabehandling, icke-diskriminering, transparens, proportionalitet och ömsesidigt erkännande. I praktiken innebär detta bland annat att alla leverantörer bedöms enligt samma krav, att kraven ska vara rimliga i förhållande till uppdraget och att utvärderingen måste ske exakt enligt det som angivits i upphandlingsdokumenten. Det finns mycket litet utrymme för ”sunt förnuft” eller efterhandskorrigering, upplägget är såtillvida tämligen tekniskt-formellt där formalia är mycket viktigt.
För leverantören innebär detta att anbudet måste vara både affärsmässigt och juridiskt stringent. Det räcker inte att ”det framgår” vad man menar. Om ett krav inte besvaras tydligt och på rätt plats i anbudet, anses det ofta inte uppfyllt alls.
Hur upphandlingsprocessen ser ut i praktiken
Upphandlingar annonseras offentligt och hittas i huvudsak via digitala upphandlingssystem såsom Tendsign, Mercell och Visma Opic, men även via myndigheters egna webbplatser. Företag som arbetar strukturerat med offentlig affär har normalt en löpande bevakning av dessa kanaler, ofta kopplad till tydliga sökprofiler.
Förfarandena kan se olika ut. I ett öppet förfarande lämnar alla intresserade anbud direkt. I selektiva förfaranden sker först en kvalificering, där endast vissa leverantörer bjuds in att lämna anbud. Vanliga är även ramavtal, där leverantörer antas för framtida avrop under flera år. För många företag kan ramavtal vara särskilt intressanta eftersom de skapar kontinuitet, även om konkurrensen vid själva upphandlingen ofta är hög.
När anbuden har lämnats prövas de i flera steg. Först kontrolleras om leverantören ska uteslutas, exempelvis på grund av bristande ekonomisk stabilitet eller formella brister. Därefter prövas om anbudet uppfyller samtliga obligatoriska krav. Först när detta är klart sker utvärderingen av pris och kvalitet. Ett anbud som faller på ett obligatoriskt krav prövas aldrig vidare, oavsett hur attraktivt det är i övrigt.
Vem i företaget bör ansvara för offentlig upphandling?
Ett återkommande misstag är att lägga hela ansvaret för upphandlingar på juridikfunktionen. Resultatet blir ofta formellt korrekta men affärsmässigt svaga anbud. Offentlig upphandling är i grunden en affärsprocess som styrs av juridiska ramar, och bör därför ägas av affärs- eller säljsidan.
I praktiken fungerar det bäst när företaget utser en tydlig OU-ansvarig eller Bid Manager med mandat att fatta beslut om deltagande, driva processen och samordna interna resurser. Juridik, ekonomi, leverans och HR bör bidra med sina respektive specialistkunskaper, men inte äga helheten. Juridiken tolkar krav och bedömer uteslutnings- och överprövningsrisker, ekonomin ansvarar för prissättning och kalkyler, leveransfunktionen säkerställer genomförbarheten och HR tillhandahåller korrekt underlag kring kompetens och bemanning.
Hur man bygger upp en fungerande upphandlingsrutin
En grundläggande förutsättning är att inte behandla alla upphandlingar lika. Före arbetet påbörjas bör företaget göra en strukturerad bedömning av om anbud ska lämnas eller inte. Affärspotential, kravbild, resursåtgång och strategiskt värde bör vägas samman. En sådan go/no-go-process minskar dramatiskt mängden bortkastat arbete.
När beslut väl är fattat behöver anbudsprocessen vara standardiserad. Det innebär inte att anbuden ska vara generiska, utan att formalia och struktur hanteras på ett enhetligt sätt. Mallar för kravmatriser, metodbeskrivningar, referenser, hållbarhetsredovisning och prisbilagor minskar risken för misstag och frigör tid till innehållet.
Många företag har också stor nytta av att bygga upp ett internt anbudsbibliotek med återanvändbara texter och underlag. Detta sparar tid och ger en jämnare kvalitet över tid.
Den juridiska granskningen bör ske sent i processen, när anbudet i huvudsak är färdigt. Fokus bör då ligga på obligatoriska krav, uteslutningsgrunder och kommersiella risker, inte på att skriva om affärsbudskapet.
Efter avslutad upphandling bör resultatet alltid analyseras. Hur poängsattes anbudet? Var tappade man poäng? Vad kan återanvändas eller förbättras? Denna uppföljning är ofta avgörande för långsiktig framgång, men förbises ofta i mindre organisationer.
Den som arbetar strukturerat får tillträde till marknaden
Offentlig upphandling är varken mystisk eller ogenomtränglig, men den kräver disciplin, struktur och respekt för regelverket. För företag som organiserar sitt arbete, placerar ansvaret rätt i organisationen och arbetar metodiskt med lärande över tid, kan offentlig upphandling bli en stabil och strategiskt viktig del av affären.
Ladda gärna ner vår checklista och tveka inte att kontakta våra jurister på Sinf om du har frågor.
Sinf är en oberoende arbetsgivarorganisation som organiserar små och medelstora industri- och tjänsteföretag, med eller utan kollektivavtal. Om du inte är medlem och vill ha svar på fler frågor eller titta på juridikbanken – bli medlem!
