Arbetsgivaren har en skyldighet att se till att alla medarbetare tar ut minst 20 av sina intjänade semesterdagar. Om man inte kan komma överens finns det regler som styr detta såväl i Semester- lagen som i Kollektivavtalen.
Det fordras att de anställda får reda på sin semesterförläggning två månader i förväg, vilket innebär att arbetsgivaren har anledning att påbörja semesterplaneringen i god tid. Skall exempelvis huvudsemestern för de anställda delas upp i två perioder och den första perioden börja runt midsommar måste de berörda ha besked om detta senast i mitten av april.
När det gäller förläggning av semester skiljer man på huvudsemester och annan semester. Med huvudsemester avses att medarbetarna har rätt till en sammanhängande ledighetsperiod om fyra veckor. Den ska förläggas under perioden juni-augusti, om inte särskilda skäl finns för annan period. Arbetsgivaren är skyldig att MBL-förhandla (medbestämmande lagen) om förläggning av huvudsemester. Om arbetsgivare och fackförbund är oeniga kan en central förhandling påkallas – men observera att det är arbetsgivaren som till sist bestämmer semesterförläggningen. Arbetsgivaren måste då meddela arbetstagarna minst två månader före ledighetens början om hur semestern ska förläggas.
Om företaget är inom en bransch som har behov av att ha verksamheten igång under sommaren kan semesterförläggningen tillexempel fördelas på två fyraveckorsperioder eller på något annat lämpligt sätt som man kommer överrens om. Även i dessa fall kan arbetsgivaren bestämma förläggningen ensidigt efter förhandling.
Om arbetsgivaren väljer att stänga företaget och tillämpa gemensam semesterförläggning ska i första hand betalda semesterdagar, som är förenade med semesterlön, utläggas. Finns det medarbetare som inte har tjänat in tillräckligt med betald semester kan de då välja att avstå från att ta ut obetald semester. Kan de inte beredas arbete kan de beviljas ledighet med lön (s. k förskottssemester). Om medarbetaren sedan slutar på egen begäran eller blir uppsagd på grund av personliga skäl, inom en femårsperiod, kan arbetsgivaren avräkna denna lön.
Semestern kan vidare delas upp och förläggas vid olika tillfällen efter enskild eller kollektiv överenskommelse om produktionen så kräver. Beträffande annan semester brukar den planeras och läggas ut något ”friare” än huvudsemestern. Inte sällan träffar arbetsgivaren och den anställde överenskommelse om när den skall utläggas. Vid oenighet efter ev. förhandling bestämmer arbetsgivaren ensidigt när förläggningen av ”annan semester” skall utläggas.
